Faire appel à une entreprise de saisie de données : pour quelles raisons ?

Saisie de données

La saisie de données est nécessaire pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Il est possible de l’assurer en interne ou en externe. Chaque solution a ses propres avantages et ses propres inconvénients. Dans cet article, retrouvez les intérêts de l’externalisation de la saisie de données. Outre un gain de temps et quelquefois des économies substantielles, elle est également intéressante pour de nombreuses autres raisons. N’hésitez donc pas à lire la suite de l’article afin d’en savoir plus.

Se concentrer sur le cœur de l’activité de l’entreprise

Le premier avantage de l’externalisation de la saisie de ses données c’est le gain de temps qu’elle procure. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur le cœur de votre activité. Cela améliorera – généralement – la productivité de l’entreprise ce qui améliorera par la même occasion son chiffre d’affaires. La saisie de données peut en effet se révéler très chronophage.

Comme elle est très importante pour l’entreprise, il est bien évidemment impensable de s’en passer. De nombreux prestataires locaux vous proposeront des services de qualité, mais la saisie à Madagascar ou dans un autre pays n’est pas non plus à exclure.

Une réduction des coûts

L’externalisation de la saisie de ses données offre aussi des avantages financiers. L’assurer en interne implique généralement une mobilisation de ressources humaines et logistiques importantes alors qu’en externe, cette opération ne sera pas nécessaire. En effet, l’entreprise sous-traitante disposera des effectifs et du matériel requis. Externaliser cet aspect de vos activités ne requiert par ailleurs aucune charge patronale.

Les services proposés seront, en plus, très nombreux. Cela va de la saisie des données comptables à la gestion des données du client. La main d’œuvre, quant à elle, est très polyvalente et elle est capable d’assurer de nombreuses missions.

Des services modulables

Les prestations de l’entreprise sous-traitante s’adaptent à la demande du client. Si les besoins en matière de saisie sont moins importants pendant une certaine partie de l’année, le sous-traitant adaptera son offre en conséquence. Si elles augmentent, l’entreprise sous-traitante s’adaptera également. Les coûts seront donc, eux aussi, modulables.

Saisie efficace des données de l’entreprise

Afin d’assurer des prestations de qualité, les entreprises utilisent des procédés de travail bien précis dont l’efficacité a déjà été prouvée. Grâce à ces derniers, elles seront en mesure de respecter le cahier de charges qui leur aura été confié en tout début de mission. Les équipes seront en plus très performantes et très polyvalentes. Pour la retranscription des textes manuscrits, une double saisie peut être faite en plus de la saisie classique ainsi qu’un contrôle par échantillonnage.

Un service sécurisé

Sachant que les données de leurs clients sont très importantes, les entreprises sous-traitantes veillent à ce qu’elles soient en sûreté. Les unités centrales utilisées pour la saisie de données sont en effet sécurisées et les serveurs utilisés pour leur sauvegarde le sont également. Afin de pouvoir constater l’avancement des travaux, les clients ont même accès au back-office. En plus, tout accès est immédiatement tracé.

Les types de documents qui peuvent être numérisés

Conscients de l’importance que peuvent avoir certains documents pour l’entreprise. Les sous-traitants ont fait en sorte de pouvoir numériser un grand nombre d’entre eux. Il peut s’agir de coupons, de chèques, de résultats d’enquêtes ou de sondages. Il peut aussi s’agir de livres, d’annuaires ou de factures.

La saisie de données par un prestataire externe n’est pas nécessairement avantageuse. Il est donc nécessaire de bien étudier en amont si cela vous conviendra ou pas. La saisie de données en interne peut, en effet, être tout aussi efficace et rentable. De nombreuses entreprises décident cependant d’opter pour la sous-traitance en raison des nombreux avantages qu’elle procure après une étude approfondie. N’hésitez donc pas à faire cette étude préalable.

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